Como reencaminhar as chamadas do restaurante para uma IA

As duas formas de pôr a IA a atender

Pôr uma IA a atender o telefone do restaurante não obriga a mexer em fios nem a mudar de sistema. Resume-se a fazer as chamadas chegarem ao número do agente. Há duas maneiras, e ambas são simples e reversíveis:

• Reencaminhar o número atual. Mantém o número de sempre, aquele que já está no Google, nos guardanapos e na cabeça dos clientes. Na sua operadora, ativa o desvio de chamadas para o número do agente. O cliente liga para o mesmo sítio de sempre e nem nota a diferença.
• Usar um número novo do GetVoice. Recebe um número dedicado e passa a divulgá-lo. Bom para quem está a começar, quer separar canais ou prefere não mexer no número existente.

A maioria dos restaurantes escolhe reencaminhar, para não perder o número que toda a gente já conhece. Vamos ver cada opção.

Opção 1: reencaminhar o número atual (desvio de chamadas)

O desvio de chamadas é uma função que todas as operadoras oferecem. Diz ao seu telefone: «quando tocar, manda a chamada para este outro número». Esse outro número é o do agente.

Pode escolher entre dois tipos de desvio:

1. Desvio total (incondicional). Todas as chamadas vão diretas para o agente. É a configuração normal quando quer que a IA atenda tudo.
2. Desvio condicional. Só desvia em certas condições, por exemplo quando ninguém atende ao fim de uns toques, quando está ocupado ou fora de rede. Útil para deixar a equipa atender quando pode e o agente apanhar o resto.

O desvio ativa-se de uma destas maneiras, conforme a operadora:

1. Um código no teclado do telefone (o clássico marcar uma sequência com asterisco e cardinal e o número de destino).
2. A área de cliente ou a app da operadora, na secção de chamadas.
3. Um pedido ao apoio da operadora, que ativa por si.

A equipa GetVoice indica-lhe o número de destino e ajuda a perceber qual o caminho certo para a sua operadora. Não precisa de saber nada disto de cor.

Dica para começar sem stress: ative primeiro o desvio só das chamadas não atendidas. A equipa continua a atender quando pode e o agente apanha as que ficariam perdidas. Depois, quando confiar, passa ao desvio total.

Opção 2: número novo do GetVoice

Se preferir não tocar no número atual, o GetVoice dá-lhe um número novo. A partir daí, é só passar a usá-lo:

1. Coloque-o na ficha do Google do restaurante.
2. Atualize o site, as redes e os menus.
3. Use-o em novas campanhas ou reservas online.

Esta opção é limpa e imediata, mas exige que os clientes aprendam o número novo. Por isso costuma fazer mais sentido para quem está a começar ou quer um canal separado (por exemplo, só para take-away). Para um restaurante já com anos de número divulgado, reencaminhar costuma ser melhor.

Qual escolher? Um guia rápido

A decisão é fácil se olhar para a sua situação:

• Tem um número conhecido há anos? Reencaminhe. Não vale a pena ensinar um número novo a toda a gente.
• Está a começar ou a mudar de número? Use o número novo do GetVoice e divulgue só esse.
• Quer testar sem compromisso? Reencaminhe apenas as não atendidas primeiro.
• Quer separar take-away de reservas? Um número novo dedicado pode ajudar a organizar.

Seja qual for a escolha, o agente atende em português de Portugal nativo, 24 horas por dia, e começa cada chamada com o aviso de gravação, para cumprir o RGPD. E lembre-se: isto não substitui a sua equipa de sala, só lhe tira o telefone das costas.

E se me arrepender? É reversível?

É. E esta é a parte tranquilizadora. O desvio de chamadas desativa-se da mesma forma que se ativa, num código ou num toque na área de cliente. Se um dia quiser voltar a atender à mão, desliga o desvio e o telefone volta a tocar na sala como antes. Não há instalação para desfazer nem contrato que o prenda: o GetVoice é sem fidelização e com garantia de 30 dias.

Por isso o mais sensato é experimentar. Ative o desvio das não atendidas, veja quantas chamadas estava a perder e como o agente as trata. Se anda em dúvida sobre o impacto, veja quantas reservas se perdem por não atender o telefone e, quando estiver pronto, siga o guia para automatizar o atendimento em 1 dia. Pode experimentar grátis sem risco.